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El verbo automatizar en un contexto informático es comprendido como un artilugio aplicable solamente a complejos modelos de gestión.
Es una de las causas por las que muchos gerentes o no gerentes, son reacios a acoger un CRM en la estructura de gestión de su negocio o empresa.

No importa que su empresa o negocio no incluya: protocolos de gestión, ni gerencia de proyectos, ni tenga normas técnicas de calidad, ni este certificado  PRINCE2® o PMP®, etc.

Una herramienta CRM no solamente es para “ellos”.

En este post, no pretendo exponer la definición técnica de la plataforma CRM. (Ya en otros post me he ocupado de ello). En este post simplemente me ocupare de exponer las  oportunidades de mejoramiento en nuestra gestión comercial o administrativa sin importar si soy el Presidente de una gran corporación o si tengo una pequeña venta de miscelánea. En ambos casos hay proceso que automatizar. En ambos casos nuestra gestión comercial es susceptible de mejorar si nos permitimos la ayuda del software adecuado.

Entonces en modo FAQ (preguntas frecuentes) expondré las más obvias oportunidades de automatización en diferentes contextos de nuestra cotidianidad comercial:

Que se puede automatizar en mis acciones de marketing?

  • El envío de un email en su fecha de cumpleaños con un bono de descuento a sus clientes.
  • Identificar cuales clientes han comprado un determinado producto. Notificarles la llegada de una nueva versión de dicho producto o la existencia de uno relacionado.

Que puedo automatizar en mi gestión comercial o mi equipo de ventas?

  • Generar cotizaciones que quedan dispuestas para el seguimiento y conversión de venta.
  • Envío automático de un email en eventos específicos (notificación de una venta, una cotización, un cierre, una declinación, etc).

Es preciso mantener un gestor documental actualizado para tener los documentos siempre disponibles, a la mano, a la orden de un click que permita enviar una cotización oportunamente desde cualquier lugar, desde un dispositivo móvil.

Que puedo automatizar en mi gestión administrativa?

  • La generación de facturas por computador.
  • Campañas de cobranzas por email automático.
  • Manejo de agenda compartida, eventos compartidos, disparador de notificaciones, etc.

Lo mío es el corretaje de seguros, Que puedo automatizar?

  • La prospección.
  • La cotización.
  • Anticipar el aviso de vencimientos de pólizas, por email automático.
  • Gestión de cobranzas.

Yo soy abogado litigante,  que puedo automatizar?

  • Las actuaciones judiciales, de tal modo que cada evento en un proceso genere una notificación a sus clientes.

Un email automático después de actualizar la base de datos sería algo como esto:

Asunto: Actuación judicial proceso [Nmro proceso]
Sr. [Nombre, Apellido]  su proceso [Nmro de proceso] fue trasladado al Juzgado [numero juzgado], la apelación fue aceptada con fecha [dd/mm/yyyy]...
  • Sus clientes además tendrían acceso online a toda la información de sus expedientes.

Automatizar un proceso es una ventaja competitiva Que seguramente su competencia ya tiene sobre usted.

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